Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Wasa Disc Golf Club ry Y-tunnus: 2817211-1

Sähköposti: wasadiscgolf@gmail.com

2. Yhteyshenkilö

Rekisteriä koskevissa asioissa Antti Koskela

Sähköposti: wasadiscgolf@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Wasa Disc Golf club ry:n jäsen-, kilpailu- ja maksurekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuran sääntömääräisen toiminnan, jäsenhallinnan sekä kilpailutoiminnan ja sen hallinnan toteuttamiseksi.

Jäsenhallinta: yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon ylläpito, jäsenmaksujen hallinta ja jäsenetujen tarjoaminen.

Kilpailutoiminnan järjestäminen ja hallinta: ilmoittautumisten vastaanottaminen, kilpailuoikeuden tarkistaminen, ryhmiinjako, tulospalvelun ylläpito ja tulosten julkaiseminen. Mahdolliset kurinpidolliset toimet.

Kilpailutulosten virallistaminen: tietojen välittäminen kattojärjestöille (SFL, PDGA) tulosten rekisteröintiä ja rating-laskentaa varten.

Maksut ja palkinnot: palkintojen (rahapalkinnot, lahjakortit) maksu, verotuksellisten ilmoitusvelvollisuuksien hoito sekä kirjanpito.

Viestintä: jäsen- ja kilpailutiedotus, kuten kokouskutsut, jäsentiedotus tai kilpailutoiminnassa kisainfot ja muu näihin liittyvä viestintä.

Kurinpito ja säännöt: kilpailukieltojen ja sääntörikkomusten seuranta urheilun eettisten sääntöjen mukaisesti. Rikkeisiin liittyvät tiedot jaetaan tarvittaessa kattojärjestöille (SFL ja PDGA) kurinpitotoimenpiteiden hoitamiseksi.

5. Käsiteltävät henkilötiedot ja käsittelyn perusteet

Käsiteltävät tiedot (yhteinen lista):

• Nimi
• Kotiosoite
• Kotipaikka
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Valokuvat
• Ääni- tai videokuvatallenteet
• Henkilötunnus (verotusta ja palkkioiden maksua varten)
• Verokortti ja verotustiedot
• Pankkitiedot (pankki ja tilinumero maksuja varten)
• PDGA-numero
• Kilpailutulokset, rating-tiedot ja lisenssitiedot
• Mahdolliset rike- ja kurinpitotiedot
• Alaikäiset: huoltajan nimi, yhteystiedot ja tarvittaessa suostumustiedot

Käsittelyn oikeusperusteet:

Sopimus: Jäsenyys tai kilpailun järjestämiseen ja hallinnointiin liittyvä henkilötietojen käsittely.

Lakisääteinen velvoite: Yhdistyslaki, kirjanpitolaki ja verolainsäädäntö.

Oikeutettu etu: Tulosten ja tilastojen julkisuus, mahdollinen historiantutkimus sekä seuran sisäinen tiedotus.

Suostumus: Valokuvaus, markkinointi tai erikseen pyydetyt suostumukset

6. Tietojen luovuttaminen ja vastaanottajat

Seuran toiminnassa käytetään palveluita, joiden tarjoajat ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä ja käsittelevät tietoja omien tietosuojaselosteidensa mukaisesti:

• Suomisport (Olympiakomitea): Mm. jäsen- ja lisenssihallinta.
• Metrix ja PDGA: Mm. kilpailunhallinta tilastoinit, ja tulosrekisteröinti.
• Suomen Frisbeegolfliitto (SFL): Mm. kilpailutoiminnan valvonta, tilastointi ja kurinpito.
• Facebook: Seuran sosiaalisen median kanava, johon jäsenet voivat halutessaan liittyä.
• WhatsApp: Seuran tiedotuskanava, johon jäsenet voivat halutessaan liittyä.
• Viranomaiset: Verohallinto (tulorekisteri-ilmoitukset).

7. Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja siirretään EU:n ulkopuolelle (pääasiassa USA) seuraaville toimijoille:

• PDGA: Kilpailutulosten, kansainvälisen jäsenyyden ja mahdollisten kurinpitotietojen rekisteröinti.
• Google Workspace: Seuran sisäinen dokumentinhallinta (Cloud-palvelut).

Siirrot perustuvat EU:n komission hyväksymiin suojatoimiin, kuten vakiosopimuslausekkeisiin (SCC) tai Data Privacy Framework-sertifiointiin.

8. Tietojen säilytysajat

Jäsentiedot: Säilytetään jäsenyyden ajan. Poistetaan 2 vuotta jäsenyyden päättymisestä.

Kirjanpitoaineisto: Maksutiedot ja tositteet säilytetään 6 vuotta tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki).

Henkilötunnukset ja pankkitiedot: Poistetaan heti, kun verotuksellinen ilmoitusvelvollisuus on hoidettu.

Kilpailutulokset: Nimi- ja tulostiedot säilytetään urheilun historiatietona seuran ja liittojen järjestelmissä.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on suojattu asianmukaisesti:

Digitaalinen aineisto on suojattu käyttäjäkohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Pääsy tietoihin on vain niillä hallituksen jäsenillä tai toimihenkilöillä, joiden tehtävä sitä vaatii. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti.